Comment déléguer la destruction d’archives d’une entreprise ?
Le traitement des archives d’une entreprise est une opération délicate, puisqu’il s’agit de documents sensibles qui ne sont pas destinés au grand public. Pour cela, après une certaine durée, il faudra faire la destruction de ces documents en utilisant des procédés spécifiques tout en respectant les règles de sécurité et de confidentialité.
Ainsi, il est possible de confier la destruction des archives à un prestataire spécialisé dans ce domaine. Pour ce faire, il est nécessaire de trouver un service fiable et de suivre une procédure administrative, puisqu’il s’agit d’informations confidentielles.
Alors, comment déléguer la destruction d’archives d’une entreprise ?
Sommaire :
Pourquoi déléguer la destruction d’archives d’une entreprise ?
Les archives sont générées chaque jour en grande quantité par tous les types de collectivités. De ce fait, il sera nécessaire de mettre en place un système de gestion fiable pour éviter les débordements. En effet, ces documents ont un cycle de vie bien déterminé qui se termine par leur destruction à l’aide d’un matériel spécifique. Pour ce faire, il existe deux options.
L’entreprise en question peut se charger de l’élimination de ces propres archives, mais ceci peut causer de nombreux problèmes de confidentialité. Pour cette raison, il est recommandé de déléguer cette opération à une entreprise tierce qui propose des services de destruction fiables.
La destruction de ces documents permet de gagner de l’espace de stockage de façon régulière au sein des entrepôts ou des pièces dédiées à cet effet.
Toutes les archives d’une société sont mises dans un endroit précis. Néanmoins, ce dernier peut ne pas suffire pour accueillir tout le volume des documents. L’élimination des archives va donc permettre de libérer de la place pour les nouveaux documents et ainsi de suite.
Aussi, il ne faut pas oublier que les archives nécessitent un traitement spécifique pour les stocker, les conserver et les trier. Ainsi, leur destruction va réduire les coûts de la gestion de façon significative.
La destruction des archives est soumise à plusieurs réglementations. Donc, pour éviter toutes sortes de problèmes, il vaut mieux confier cette tâche à un prestataire. Ce dernier s’assurera de l’élimination de tous les documents en respectant toutes les consignes du RGPD.
À la fin de cette opération, l’entreprise recevra un certificat de destruction qui prouve qu’elle a bel et bien effectué l’élimination de ses archives de manière réglementaire.
Déléguer la destruction d’archives d’une entreprise : comment faire ?
Si vous avez décidé de déléguer la destruction de vos archives à un tiers, sachez qu’il existe aujourd’hui de nombreuses entreprises qui proposent ce type de prestation.
Toutefois, puisqu’il s’agit de documents confidentiels, il faut s’assurer de confier cette tâche à un prestataire fiable. Pour cela, le choix de l’entreprise doit faire l’objet d’une longue réflexion pour être sûr de choisir la meilleure prestation possible.
Pour ce faire, vous devez faire une rechercher sur internet pour entrer en contact avec ces entreprises et demander des renseignements sur leurs services.
Il faut également se renseigner sur la réputation du prestataire en question en cherchant les avis de ses clients sur les forums ou les réseaux sociaux.
Pour plus de sécurité, vous devez opter pour une entreprise qui effectue la destruction des archives sous surveillance, c’est-à-dire ayant des caméras pour enregistrer toute l’opération.
Dans le but de protéger vos droits contre toute utilisation des informations confidentielles, vous devez établir un contrat avec le prestataire choisi.
Quand déléguer la destruction d’archives d’une entreprise ?
Tout d’abord, il faut noter que chaque document a une durée de conservation bien déterminée par la loi. Ainsi, l’entreprise qui veut se débarrasser des archives doit respecter les délais fixés dans but de ne pas avoir des pénalités.
Il faut savoir qu’il est possible de garder les archives les plus importants, même après la fin de leur durée de conservation.
Une entreprise qui vise à déléguer la destruction de ses archives doit respecter les délais suivants :
- les factures et les bons de commande : 10 ans ;
- le bilan annuel : 10 ans ;
- le livre journal : 10 ans ;
- les déclarations d’impôts et de taxes : 3 ans.
- la cotisation foncière : 3 ans.
Déléguer la destruction des archives d’une entreprise est la meilleure façon pour éliminer tous les documents de cette dernière en respectant toutes les réglementations.