Les 7 clés pour prendre des notes comme un professionnel

Les 7 clés pour prendre des notes comme un professionnel

septembre 22, 2020 0 Par tiktoc

Le matin, vous avez eu une réunion de deux heures, puis un déjeuner avec un client, et ensuite vous avez pris un café avec votre manager. En un jour, vous avez accumulé beaucoup d’informations. Mais le lendemain, vous ne vous souvenez de presque rien. Et puis vous vous reprochez : “Pourquoi n’ai-je pas pris de notes ?” Si vous l’aviez fait, vous auriez gagné un temps précieux en essayant de vous souvenir de ce qui a été discuté et vous auriez réduit votre charge mentale. Pour vous éviter de revivre cette situation, nous vous donnons sept clés pour prendre des notes comme un professionnel.

Choisissez le bon endroit

Lorsque vous vous rendez à une réunion ou à une conférence où vous devez prendre des notes, essayez d’arriver un peu plus tôt que les autres afin de pouvoir choisir une bonne place. Par exemple, s’il s’agit d’une grande salle, mettez-vous à un endroit où vous pouvez voir et entendre les personnes qui vont se présenter clairement. Ainsi, vous pouvez suivre plus facilement le déroulement de ce qui est dit.

Utilisez les bons outils

Où faut-il prendre ses notes ?

Dans un carnet, sur son téléphone portable, sur l’ordinateur ou sur la tablette ? Est-il préférable d’utiliser un outil numérique ou de le faire sur papier ?

Nous vous recommandons d’utiliser l’alternative qui vous convient le mieux, bien que la prise de notes numériques présente plusieurs avantages. Cela vous permet de gagner du temps lors de la rédaction d’un rapport, car vous n’avez pas à transférer vos notes sur l’ordinateur. Il vous permet de sauvegarder et d’organiser votre document. Vous pourrez ainsi le retrouver plus facilement par la suite, ce qui est parfois difficile lorsque vous avez une pile de papiers qui peut se perdre ou se mélanger par erreur.

La prise de notes numérique est également très utile si vous souhaitez partager facilement des informations et permettre à d’autres personnes d’ajouter des données supplémentaires.
Il existe plusieurs applications en ligne gratuites que vous pouvez utiliser pour prendre des notes, trier et partager des informations par courrier électronique. L’une des plus populaires est Evernote, mais il en existe d’autres comme Google Keep ou OneNote.

Qu’en est-il des magnétophones ?

C’est une autre solution pratique, à condition que vos collègues acceptent que vous les enregistriez. Il peut être très utile, notamment lorsque vous utilisez des termes techniques ou si vous devez noter des citations ou des extraits précis du discours.

Concentrez-vous

Il est essentiel d’écouter attentivement et de se concentrer pour prendre des notes de manière efficace. Il est inutile d’écrire des mots et des phrases si vous ne savez pas vraiment ce qu’ils signifient, car vous ne pouvez pas utiliser ou reformuler une idée que vous n’avez pas comprise. Par conséquent, au lieu d’écrire tout ce que vous entendez, attendez d’avoir compris une idée et écrivez-la ensuite dans vos propres mots.

N’écrivez que l’essentiel

A moins d’être sténographe, vous ne pouvez pas copier tout ce que vous entendez. Choisissez donc d’écrire les idées générales et les mots clés, c’est-à-dire ceux qui ont le plus de sens. De même, une bonne stratégie consisterait à utiliser des abréviations, telles que “T” pour travail, un trait d’union (-) pour les adverbes abrégés qui se retrouvent dans votre esprit, ” !” pour tout ce qui est important, etc. Pour plus d’idées, nous vous recommandons de consulter les dictionnaires d’abréviations en ligne.

N’oubliez pas non plus de noter toutes les informations pratiques que vous pourriez facilement oublier, telles que les noms, prénoms, âges ou professions (dans le cas d’un entretien personnel), les délais, les contacts, les procédures, etc.

Gardez à l’esprit l’objectif de vos notes

Pour déterminer le nombre de notes à prendre, il est important que vous sachiez clairement à quoi elles serviront. Devez-vous rédiger un rapport de 10 pages ? Si c’est le cas, notez autant d’idées que possible. Toutefois, si vous devez faire un résumé, il vaut mieux aller droit au but et organiser vos idées, car plus vous aurez de notes, plus vous passerez de temps à sélectionner les informations qui sont vraiment importantes.

Structurez vos notes

Que vous preniez des notes à la main ou à l’ordinateur, nous vous recommandons de structurer la page. Réservez un ou deux espaces pour les détails précis dont vous aurez besoin plus tard (il peut s’agir de noms, de dates, de coordonnées, etc.) Soulignez également les idées les plus importantes afin de pouvoir les identifier au premier coup d’œil lorsque vous regardez vos notes.

Complétez vos notes dès que possible

Dès que la réunion, l’entretien ou la conférence est terminée, prenez un moment pour compléter vos notes. Développez les idées que vous avez laissées incomplètes et clarifiez celles qui ne sont pas claires. De plus, réécrivez calmement les parties qui sont difficiles à lire et si vous devez rédiger un rapport, faites-le le plus rapidement possible. Votre mémoire peut être votre meilleur allié, mais plus le temps passe, plus il vous sera difficile de comprendre ce que vous avez écrit.

En bref, pour que la prise de notes soit efficace, il est important que vous sachiez précisément à quoi elles serviront ou quel type de rapport vous devrez rédiger. N’oubliez pas de préparer vos outils et de maintenir une concentration absolue pendant le processus. Si vous n’êtes pas très habitué à cette tâche, entraînez-vous un peu avant l’événement. Plus vous vous entraînerez à prendre des notes, plus vous pourrez progresser rapidement et plus vos notes seront bonnes.